как организовывается работа нескольких специалистов, так чтоб работа не пошла на самотек, с какими проблемами сталкиваются, как решать?

Это довольно обширная тематика. За рамки данного форума она точно выходит. Для того, чтобы иметь знания и возможности для полноценного решения подобной задачи, я в свое время проходил по программе MBA (правда, в сокращенном виде) курсы "Управление проектом" и "Управление персоналом". И в двух словах/абзацах/страницах об этом написать грамотно вряд ли получится.

ок, тогда другой вопрос, сколько будет стоить наладить работу?

ибо я курсов не проходил, но чуствую что знаний не хватает,

и сразу второй вопрос, а как решается вопросы, например при неправильном выборе архитектуры. как решаются такие проблемы?

Ваш первоначальный вопрос слишком обширен. Но суть в том, что организацией какого-либо процесса далеко не всегда занимаются люди, которые получали специальные знания. Чаще всего такие задачи встают перед теми, кто все же подобных знаний не имеет. И здесь дело, как правило, только в организаторских способностях человека.
Мне на таких курсах тоже не дали универсального средства, не рассказали больших тайн. И многое из пройденного я понимали или знал и ранее. Скорее, там обучили некоторому набору инструментов, которые способны помогать в решении тех или иных задач.

- У Вас, вероятнее всего, нет четкого понимания самой "работы" (судя по вопросу) - поэтому оценить весьма затруднительно, да и от консалтинговой компании может зависеть.

- это вопрос технического, а не организационного характера.

это да,

но хотелось бы обсудить второй "технический" момент, создать новую тему или тут можно продолжить?

Не столь важно. Технической я назвал эту задачу потому, что решаться она будет внутри технической команды. Вероятнее всего, проектный менеджер будет в курсе, и, разумеется, учтет это при планировании, но само решение будет техническим.

а как обычно ставятся задания?

например: где нить в админке нужно изменить/добавить некий функционал,
эти изменения коснутся нескольких классов, возможно даже написание новых

так вот задания раздаются на уровне "с такимито классами сделать тото", или на верхнем?
(Добавление)
почему такой вопрос, к примеру если я мониторю результат, то теоретически должен пересмотреть код, потыкать в некие места типа "аяяй так закручивать нельзя", проверить формат выходных/входных данных, и конечных результат,

меня пугает процесс подобной проверки, это же жесть как должно быть напряжно,
а если задания выдвать на низком уровне, то получается я олжен описать все в мелочах, что почти = разработке, где золотая середина?

Почитайте здесь, здесь и здесь
Полного ответа (всеохватывающего) это Вам не даст, но, возможно, от этого Вы сможете оттолкнуться. Последняя ссылка - инструмент решения, а не теория.

DlTA
вы бы уточнили шо это за люди и для чего

это ваши наемные рабочие на зарплате
это люди которые делают вам что то за денги как фрилансеры
это команда ентузазистов-единомышленников
это команда лохов работающих на типа перспективный проект за будушме прибыли
и т.д


в разных случаях будут разные методы организации