Тоесть все работает именно так, как я описал - результаты работы теряются при получении в аяксе изменений этой же ячейки?

да, уж лучьше так))) аотому что данных не так уж и много в каждой ячейке(от 5 до 30 символов)))
(Добавление)
и каждый юзвер будет трогать только его ячейку, НО должна оставаться возможность менять все!!!

ЕСли не секрет, чем гугловские таблицы не подошли для ваших целей (https://docs.google.com)?

долго объяснять, но там немного по другому всё)))